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[Tutoriel] Editer une feuille de calcul avec Google Drive

Sur Google Drive possible d'éditer et de modifier des feuilles de calcul directement depuis son smartphone. Cette fonctionnalité ravira les actifs toujours pris par le temps.
Grâce à Google Drive vous avez la possibilité d’éditer et de modifier une feuille calcul (tableur) depuis son appareil mobile. Cette fonctionnalité a ses bons côtés si, pressé par le temps, on souhaite corriger rapidement une petite erreur de calcul ou préciser une donnée dans un planning ou un budget.

 

Rien ne remplace en définitive, de par les possibilités offertes, l’utilisation du service depuis son bon vieux PC. Il faut considérer la fonctionnalité d’édition de feuille de calcul plutôt comme une roue de secours ou pour apporter, rapidement, une modification ciblée dans une case ou une colonne…

 

Même sur une tablette, on se retrouve vite limité du point de vue des options de calcul. L’application Google Drive pour appareils mobiles est intéressante pour commencer, modifier partiellement ou partager une feuille de calcul avec ses collaborateurs… on gagne en mobilité.


Editer une feuille de calcul avec Google Drive

15 min Pour tous

Nous allons voir comment éditer et modifier une feuille de calcul directement depuis votre smartphone ou votre tablette Android. C'est la nouveauté de Google Drive, suivez le guide.

#1 - Edition

Rendez-vous donc sur votre Google Drive. Allez dans Mon Drive puis sélectionnez, en haut à droite, les options (3 petits points) avant de toucher Nouveau. On est ici pour une feuille de calcul. Nommez là comme vous l'entendez avant de valider avec OK pour vous retrouvez sur votre feuille de calcul nouvellement créée.

#2 - Modification

Vous pouvez maintenant commencer à éditer votre feuille de calcul. Comme le Drive que vous possédez sur PC, de nombreuses cases et colonnes sont mises à votre disposition. Pour les éditer, il suffit de les toucher, un clavier apparaitra pour vous permettre d'écrire des lettres (pour nommer les colonnes et les entrées de votre tableur) ou bien pour rentrer des chiffres (afin d'y mettre les valeurs correspondantes). Bien évidemment, vous pouvez effectuer des opérations en inscrivant, manuellement, des fonctions telles que =(case+case...) (somme de l'ensemble des cases sélectionnées). Notez que vous pouvez vous renseigner sur l'ensemble des fonctions disponibles en allant ICI. Pour plus de confort (notamment en termes de visibilité), il est conseillé d'utiliser Drive sur une tablette.

# 3 - Partager sa feuille de calcul

Il vous est possible d'autoriser l'accès à votre feuille de calcul aux utilisateurs de Drive que vous connaissez. Cela se révèle intéressant dans le cas d'un planning ou un budget à faire valider par vos collaborateurs. Dans Mon Drive, toutes vos feuilles de calcul sont répertoriées, touchez la flèche pointant vers la droite pour voir les options qui vous sont offertes. Dans la rubrique Qui a accès vous pouvez Ajouter des personnes. Une fois leurs adresses mails renseignées, elles auront accès à votre feuille de calcul avec un Droit de modification (les mêmes possibilités d'édition que vous, sur cette feuille de calcul) ou un Droit de consultation (tututut, on touche avec les yeux). Noter qu'en touchant les options en haut à droite, vous pouvez Envoyer le lien (en fait votre feuille de calcul) via Facebook, Bluetooth, Dropbox, Gmail ou encore Skype. Les destinataires, jouissant de l'autorisation Drive, pourront modifier la feuille de calcul directement depuis leur PC.

# 4 - Qui a modifié ?

Lorsque vous avez accordé l'accès, à plusieurs personnes, à votre feuille de calcul directement éditée avec Drive, vous pouvez savoir qui a apporté une modification ? La case modifiée sera entourée d'une couleur différente (bleu, vert, rose...).  En touchant l'icône en forme de  personnage, vous saurez qui modifie (actuellement) ou qui a modifié votre feuille calcul. Les couleurs se rapportant aux comptes des différents utilisateurs sont légendées.

Configurez Google Drive sur vos ordinateurs

10 min Pour tous
Google Drive est le service de Cloud par excellence. Ce dernier vous permet de stocker en ligne des documents. Ce "disque dur" Google vous permet de faire la passerelle entre votre ordinateur et votre appareil tournant sous Android. Nous allons voir ici comment configurer Google Drive sur votre ordinateur.

Légal ou pas ?

La question de la légalité se pose avec tous les services de stockage en ligne. Si le service est évidemment légal, c'est l'utilisation faite qui peut être frauduleuse. Reste à savoir si les autorités pourront plonger leur nez dans vos données personnelles au nom de la justice. Le débat est lancé et Google en sera l'arbitre.
#1 - Créer un compte

Utiliser Google Drive est relativement simple. Il vous faudra 2 éléments pour réussir. D'abord, un compte Google (Gmail). Ensuite, le logiciel Google Drive à télécharger sur votre PC. Pour cela, allez Ici  puis cliquez sur le bouton Télécharger Google Drive.

#2 - Vos Documents

Après avoir installé le logiciel, vous devriez voir un raccourci sur votre bureau vers un dossier nommé Google Drive, ainsi qu'une icône dans la barre des tâches. Rendez-vous ensuite sur votre compte Google. Vous pourrez voir que l'onglet Documents a été remplacé par Drive.

#3 - Upload et partage

Pour stocker vos documents (fichiers, pro, musique, vidéos, etc.), il vous suffit de les faire glisser sur le raccourci présent sur votre bureau. La synchronisation est automatique. Pour y accéder en ligne, cliquez sur Mon Drive. Si vous voulez les partager, faites un clic droit dessus puis sur Partager... En cliquant sur Modifier, vous pourrez choisir entre un accès Public, aux Utilisateurs disposant d'un lien ou Privé.

Créer et partager un nouveau document

5 min Pour tous
Vous pouvez, depuis votre téléphone, créer et partager des nouveaux documents à partir de l'interface de Google Drive. Nous vous montrons, en trois étapes, comment vous y prendre.

Presque parfait

Il ne manque pas grand-chose à l'application pour être vraiment complète. On regrette l'impossibilité de créer certains types de fichiers comme des présentations, des formulaires ou des dessins.
#1 - Nouveau document

Pour créer un nouveau document, rien de plus simple, allez dans la partie Mon Drive, puis appuyez sur la petite icône représentant une feuille avec un signe «+», à côté de la loupe. Vous aurez alors le choix entre créer un Document texte, une Feuille de calcul, scanner à partir d'une photo ou Importer un fichier (PDF, image, musique, vidéo, etc.).

#2 - Scanner

Drive permet de scanner des documents grâce à la fonctionnalité à partir d'une photo. Prenez la photo puis appuyez sur le trombone. Entrez le titre du document, puis cochez Convertir le fichier en document Google, ce qui vous permettra de le lire depuis Drive. Notez que si Drive reconnaît l'écriture, vous pourrez alors modifier le document à la volée.

#3 - Importer

Enfin, et c'est l'une des fonctionnalités les plus appréciées, vous pourrez uploader votre musique et vos films pour y accéder depuis n'importe quel appareil. Choisissez pour cela l'option Importer. Selon les applications installées sur votre smartphone ou tablette (dictaphone, galerie, gestionnaire de fichiers, etc.) Drive vous proposera un ensemble de solutions multimédias pour mettre des documents en ligne.

Récupérez vos fichiers sur votre appareil Android

2 min Pour tous
Une fois que vous avez installé Google Drive sur votre ordinateur, vous pouvez récupérer vos fichiers stockés en ligne depuis votre mobile ou tablette. Nous allons voir comment faire la passerelle entre votre appareil sous Android et votre ordinateur.  
#1 - Synchronisation

Après avoir téléchargé et installé l'application Drive, il ne vous reste plus qu'à la lancer. Si vous avez configuré votre smartphone avec votre compte Gmail, vous pourrez directement accéder à vos contenus stockés en ligne. S'ils n’apparaissent pas tous, faîtes glisser la page vers le bas pour lancer l'actualisation.

#2 - Organisation

Par défaut, vos contenus sont affichés par ordre alphabétique. Les dossiers en haut puis les fichiers ensuite. Vous pouvez modifier cet affichage en allant dans le Menu puis en choisissant Trier par... Sélectionnez ensuite l'option qui vous convient le mieux. Dernière modification ou Dernière modification par moi serviront surtout à ceux qui ont un usage collaboratif de Drive.

#3 - Consultation

Pour consulter un document, il vous suffit de taper dessus pour l'ouvrir, qu'il s'agisse d'un document texte, d'un PDF, d'un morceau de musique ou d'un film. En appuyant sur la petite flèche à droite, vous accéderez à un menu vous proposant de Partager le contenu ou d'y accéder hors connexion. Drive le télécharge alors sur votre appareil Android (attention à votre espace de stockage).